Canon PIXMA MP540 jako że jest urządzeniem wielofunkcyjnym pozwala na drukowanie, skanowanie i kopiowanie. Użytkownicy aparatów cyfrowych mogą drukować bezpośrednio z aparatu, bez potrzeby korzystania z komputera a to dzięki zgodności ze standardem PictBridge oraz obecności gniazd kart pamięci. Canon PIXMA MP540 posiada pokrętło Easy-Scroll i 5 centymetrowy wyświetlacz TFT pozwalają one w prosty sposób poruszać się po menu, wyświetlać i edytować zdjęcia. To urządzenie wielofunkcyjne umożliwia wymagającym użytkownikom domowym uzyskanie doskonałych odbitek z wykorzystaniem technologii kropli 1 pl dla płynnych przejść tonalnych i wydruków niemal całkowicie pozbawionych efektu ziarnistości. Do drukowania służą pojedyncze tusze Canon CLI-521, które składające się na System ChromaLife100+, pozwalają one na uzyskanie rozdzielczości nawet 9600 dpi. W skład zestawu atramentów wchodzą trzy wkłady kolorowe cyan, magenta i yellow oraz dwa wkłady z tuszem czarnym jeden z atramentem barwnikowym i drugi, przeznaczony do wydruków monochromatycznych, z atramentem pigmentowym o symbolu Canon PGI-520.
Skaner płaski o rozdzielczości 2400 x 4800 dpi oraz dołączone oprogramowanie MP Navigator EX zarządza skanowanymi obrazami i jest wyposażone w funkcję edycji pliku PDF oraz szeroką gamę opcji służących do korekcji obrazu. Pracując w trybie automatycznego skanowania urządzenie rozpoznaje skanowane dokumenty i zdjęcia oraz odpowiednio dobiera odpowiednie ustawienia. Możliwa jest także opcja skanowania bezpośrednio do karty pamięci lub pamięci USB.